Checklist de conformité du dossier patient

La conformité du dossier patient n'est pas une exigence unique, mais une suite de décisions : qui accède, comment la donnée est protégée, combien de temps elle est conservée et ce qui se passe en cas d'incident. Cette checklist aide à préparer l'échange avec votre conseiller juridique et votre éditeur. Elle ne remplace pas un avis juridique.

Cadre juridique applicable

Identifiez d'abord les règles applicables à votre activité : Code de la santé publique, règles de l'ordre et RGPD pour les données de santé.

Identifiez d'abord les règles applicables à votre activité : le Code de la santé publique, les règles de votre ordre professionnel et le Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui encadre le traitement des données de santé. Les données de santé sont des données sensibles au sens du RGPD. Faites confirmer la liste par un conseiller juridique.

Accès et gestion des utilisateurs

Chaque utilisateur doit disposer de ses propres identifiants et d'un accès limité à ce dont il a besoin.

• Utilisateurs individuels, sans comptes partagés.
• Droits par fonction, revus régulièrement.
• Désactivation immédiate des utilisateurs qui quittent la clinique.

Traçabilité des données

Chaque modification du dossier doit être enregistrée avec sa date, son auteur et son motif lorsque cela est pertinent.

Chaque modification du dossier doit être enregistrée avec sa date, son auteur et son motif lorsque cela est pertinent. Demandez à l'éditeur si le logiciel conserve l'historique des modifications et si cet historique peut être consulté lors d'un contrôle ou d'une réclamation.

Conservation et sauvegardes

Les durées de conservation et la procédure de sauvegarde doivent être définies par écrit.

Faites confirmer avec votre conseiller juridique la durée de conservation applicable à chaque type de document. Demandez à l'éditeur la fréquence des sauvegardes et la procédure de restauration, puis testez une restauration au moins une fois par an. Demandez aussi par écrit les preuves de conformité de l'hébergement des données de santé qu'il met en œuvre.

Information et consentement

Le patient doit recevoir les informations requises et, lorsque cela s'applique, donner son consentement.

Faites relire les formulaires de la clinique par votre conseiller juridique, surtout si des données sont partagées avec des tiers ou utilisées dans les échanges avec le patient.

Incidents et violations de données

La clinique doit disposer d'une procédure écrite pour détecter, enregistrer et notifier un incident de sécurité.

• Responsable désigné pour les incidents.
• Délais de notification conformes au RGPD.
• Registre de chaque incident et de sa résolution.

Conclusion

Une checklist utile est revue chaque année et validée par le responsable de la clinique.

Une checklist utile est revue chaque année et validée par la signature du responsable de la clinique. Comparez le résultat avec la documentation de l'éditeur et demandez par écrit toute réponse manquante avant de vous engager.

Questions fréquentes

Une checklist suffit-elle pour être conforme ?

Non. C'est un outil pour préparer la revue. La conformité doit être évaluée par un conseiller juridique au regard de la situation de votre clinique.

La clinique doit-elle désigner un délégué à la protection des données ?

Cela dépend de votre activité et de votre taille, au regard du RGPD. Confirmez avec votre conseiller juridique.

Questions fréquentes

Q : Une checklist suffit-elle pour être conforme ?

R : Non. C'est un outil pour préparer la revue. La conformité doit être évaluée par un conseiller juridique au regard de la situation de votre clinique.

Q : La clinique doit-elle désigner un délégué à la protection des données ?

R : Cela dépend de votre activité et de votre taille, au regard du RGPD. Confirmez avec votre conseiller juridique.