Migrer les dossiers papier vers le numérique : checklist

Migrer des dossiers papier suppose de décider ce qui sera numérisé, ce qui restera archivé et qui répond de l'exactitude des données. Cette checklist aide à planifier la migration sans surcharger l'équipe avec des tâches qui n'apportent pas de valeur clinique.

Inventaire des archives

Avant de migrer, faites un inventaire : nombre de dossiers, années couvertes, formats et état de conservation.

Avant de migrer, faites un inventaire des archives : nombre de dossiers, années couvertes, formats et état de conservation. Comptez les classeurs, les dossiers actifs et les dossiers inactifs. Notez s'il existe des radiographies, des comptes rendus ou des documents venant d'autres structures, car ils demandent un traitement différent.

Critères pour choisir ce qui est numérisé

Numérisez d'abord les dossiers des patients actifs et gardez les dossiers inactifs dans les archives, selon un critère clair.

• Patients ayant eu une consultation au cours des dernières années.
• Patients ayant un traitement en cours ou des allergies documentées.
• Dossiers inactifs : les conserver sur papier, avec un index qui permet de les retrouver.

Faites confirmer par votre conseiller juridique les durées de conservation applicables à votre cas.

Contrôle des données

Chaque dossier migré doit être comparé au papier par une personne responsable avant de clore la reprise.

Chaque dossier migré doit être comparé au papier par une personne responsable avant de considérer la reprise comme terminée. Utilisez un échantillon aléatoire et une liste de champs critiques : allergies, traitements, diagnostics et coordonnées. Consignez les erreurs et corrigez-les avant de continuer.

Archivage et protection des données

Les archives papier et la copie numérique doivent avoir un responsable, un accès restreint et un lieu sûr.

Définissez qui peut consulter les archives, comment les accès sont enregistrés et où sont conservées les sauvegardes. Les données de santé relèvent du RGPD et de règles spécifiques ; consultez un conseiller juridique sur les obligations de traitement et de conservation applicables à votre structure.

Checklist de clôture

La migration est terminée lorsque l'inventaire, le contrôle et l'archivage sont signés par le responsable de la clinique.

• Inventaire terminé et signé par le responsable.
• Échantillon contrôlé, sans erreur critique en suspens.
• Accès aux archives confié à une personne désignée.

Conclusion

Une migration bien documentée protège la clinique si un doute survient sur un ancien dossier.

Conservez le compte rendu de la migration avec la documentation du projet. Lorsque l'équipe sait où se trouve chaque donnée, le papier cesse d'être la source principale et la clinique peut répondre sereinement à une question sur un ancien dossier.

Questions fréquentes

Faut-il numériser tous les anciens dossiers ?

Pas forcément. Donnez la priorité aux dossiers actifs et définissez par écrit un critère pour les dossiers inactifs, avec une durée de conservation confirmée par un conseiller juridique.

Qui valide les données migrées ?

Un professionnel de la clinique doit relire l'échantillon, car le logiciel ne peut pas vérifier seul que la copie correspond à l'original.

Questions fréquentes

Q : Faut-il numériser tous les anciens dossiers ?

R : Pas forcément. Donnez la priorité aux dossiers actifs et définissez par écrit un critère pour les dossiers inactifs, avec une durée de conservation confirmée par un conseiller juridique.

Q : Qui valide les données migrées ?

R : Un professionnel de la clinique doit relire l'échantillon, car le logiciel ne peut pas vérifier seul que la copie correspond à l'original.