Réduire les absences des patients grâce à l'agenda

Un rendez-vous manqué, c'est un créneau vide, un soin qui n'a pas été donné à un autre patient et une facturation qui ne se fait pas. Beaucoup d'absences ne sont pas inévitables : elles viennent d'un oubli, d'un doute sur l'horaire ou d'un changement que personne n'a communiqué. Un agenda relié au dossier patient aide à les réduire.

Pourquoi les rendez-vous sont manqués

La plupart des absences viennent d'un oubli, d'un doute sur l'horaire ou d'un changement qui n'a pas atteint le patient.

La plupart des absences viennent d'un oubli, d'un doute sur l'horaire ou d'un changement qui n'a pas atteint le patient. Passez en revue avec l'équipe les motifs les plus fréquents pendant un mois. Notez si le patient n'a pas reçu de rappel, si le rendez-vous a été pris trop tard ou si la consultation exige une préparation.

Rappels automatiques

Un rappel envoyé à l'avance, avec l'heure exacte, réduit davantage les absences qu'un avis générique.

Un rappel envoyé à l'avance, avec l'heure exacte, réduit davantage les absences qu'un avis générique.

• Rappel envoyé dans le délai choisi par la clinique.
• Possibilité de confirmer, d'annuler ou de reporter directement depuis le message.
• Enregistrement de qui a confirmé et à quel moment.

Agenda relié au dossier patient

Lorsque l'agenda est relié au dossier patient, le secrétariat voit le motif de la consultation et les examens en attente.

Lorsque l'agenda est relié au dossier patient, le secrétariat voit le motif de la consultation et les examens en attente. Si le patient doit faire un examen ou renouveler une ordonnance, le logiciel peut le signaler lors de la prise de rendez-vous, et la consultation est mieux préparée.

Liste d'attente et créneaux libérés

Une liste d'attente bien tenue permet de remplir le jour même les créneaux annulés.

Une liste d'attente bien tenue permet de remplir le jour même les créneaux annulés. Notez les patients qui acceptent de changer d'horaire et prévenez-les lorsqu'un créneau se libère. Mesurez combien de créneaux sont récupérés chaque semaine pour savoir si le processus fonctionne.

Ce qu'il faut suivre chaque mois

Mesurer chaque mois les absences, les confirmations et les créneaux récupérés montre si la mesure fonctionne.

• Taux d'absence par type de consultation.
• Rendez-vous confirmés avant le jour de la consultation.
• Créneaux récupérés grâce à la liste d'attente.

Conclusion

Réduire les absences demande des rappels, un agenda relié au dossier et un suivi mensuel des données.

Commencez par un mois de mesure sur l'agenda actuel, puis activez les rappels et comparez. Une variation d'un mois sur l'autre suffit pour voir si la mesure fonctionne dans votre clinique.

Questions fréquentes

Les rappels réduisent-ils vraiment les absences ?

Ils peuvent les réduire, surtout lorsqu'ils proposent une confirmation simple et arrivent à l'avance. Le résultat doit être mesuré dans votre clinique, car il dépend du type de patients et de consultations.

Peut-on facturer une consultation non honorée ?

Cela dépend de la politique de votre clinique et du cadre juridique applicable. Consultez votre conseiller juridique avant de fixer une règle.

Questions fréquentes

Q : Les rappels réduisent-ils vraiment les absences ?

R : Ils peuvent les réduire, surtout lorsqu'ils proposent une confirmation simple et arrivent à l'avance. Le résultat doit être mesuré dans votre clinique, car il dépend du type de patients et de consultations.

Q : Peut-on facturer une consultation non honorée ?

R : Cela dépend de la politique de votre clinique et du cadre juridique applicable. Consultez votre conseiller juridique avant de fixer une règle.