Substances contrôlées en pharmacie de clinique

Les substances soumises à un contrôle spécial exigent un registre plus strict que les autres médicaments. Chaque entrée, chaque sortie et chaque stock doit pouvoir être rattaché à un document et à une personne. Ce guide explique ce qui est généralement enregistré et ce que la clinique doit confirmer, car les règles dépendent de la réglementation applicable à votre activité.

Quels registres tenir

La pharmacie doit enregistrer chaque entrée, chaque dispensation et le stock de chaque substance contrôlée, avec date, quantité et responsable.

La pharmacie doit enregistrer chaque entrée, chaque dispensation et le stock de chaque substance contrôlée, avec la date, la quantité et le responsable. Le stock théorique doit correspondre au stock physique à chaque clôture. Le registre doit pouvoir être présenté en cas de contrôle.

Entrées, dispensations et pertes

Chaque mouvement doit être rattaché à un document d'origine ou de destination, et chaque perte doit être justifiée par écrit.

• Entrée : bon de livraison ou facture du fournisseur, avec le numéro de lot et la date.
• Dispensation : ordonnance, patient et prescripteur.
• Perte ou casse : motif, procès-verbal et personne qui signe.

Contrôles et vérifications

Un contrôle périodique compare le stock du registre au stock physique et consigne tout écart.

Faites un contrôle au moins une fois par mois et chaque fois que le responsable de la pharmacie change. En cas d'écart, recherchez le mouvement à l'origine avant de corriger le registre ; ne remplacez jamais une écriture sans laisser de trace.

Accès et responsabilité

Seul le personnel habilité doit accéder au registre, et chaque modification doit rester identifiée.

Le logiciel doit indiquer qui a saisi chaque mouvement et à quelle date. Seul le personnel habilité doit accéder au registre, et les comptes ne doivent pas être partagés.

Conservation et consultation

Les registres doivent être conservés pendant la durée réglementaire et rester consultables lors d'un contrôle.

Les registres doivent être conservés pendant la durée exigée par la réglementation et rester consultables lors d'un contrôle. Demandez au fournisseur comment exporter le registre dans un format lisible. La durée de conservation doit être confirmée avec le pharmacien responsable et un conseiller juridique.

Conclusion

Un registre bien tenu se défend plus facilement lors d'un contrôle et évite les pertes de traçabilité.

Avant d'activer le module, demandez une démonstration avec une entrée, une dispensation et une perte réelles, et vérifiez que le stock se met à jour immédiatement.

Questions fréquentes

Quelles substances sont concernées par ce registre ?

Cela dépend de la liste officielle en vigueur. Confirmez avec le pharmacien responsable quelles substances relèvent du contrôle spécial.

Le logiciel peut-il produire le registre officiel ?

Il peut produire le registre, mais faites confirmer par le pharmacien responsable et votre ordre professionnel que le format numérique est recevable et dans quelles conditions.

Questions fréquentes

Q : Quelles substances sont concernées par ce registre ?

R : Cela dépend de la liste officielle en vigueur. Confirmez avec le pharmacien responsable quelles substances relèvent du contrôle spécial.

Q : Le logiciel peut-il produire le registre officiel ?

R : Il peut produire le registre, mais faites confirmer par le pharmacien responsable et votre ordre professionnel que le format numérique est recevable et dans quelles conditions.