Implementasi EMR di klinik: rencana mingguan

Menerapkan rekam medis elektronik tidak harus menjadi lompatan tanpa jaring pengaman. Dengan jadwal mingguan, klinik tahu apa yang harus siap setiap minggu, siapa yang memeriksa, dan kapan kertas bisa disimpan. Rencana berikut ditujukan untuk klinik kecil atau menengah dan dapat disesuaikan dengan jumlah staf.

Minggu 1: persiapan dan keputusan

Pada minggu pertama ditetapkan penanggung jawab proyek, daftar pengguna, dan katalog layanan.

Tunjuk satu penanggung jawab proyek dan satu dokter rujukan. Susun daftar pengguna, layanan, spesialisasi, dan template yang dibutuhkan klinik. Pastikan data kertas mana yang akan dipindahkan dan mana yang cukup disimpan sebagai arsip.

Minggu 2 dan 3: konfigurasi dan pemindahan data

Pada dua minggu ini jadwal dan hak akses dikonfigurasi, lalu data pasien aktif dipindahkan.

• Atur jadwal, pengguna, dan hak akses.
• Pindahkan data pasien aktif, dan simpan arsip historis di sistem lama.
• Periksa sampel pasien terhadap berkas kertas sebelum melanjutkan.

Minggu 4: pelatihan tim

Pelatihan harus memakai kasus nyata dari klinik, bukan sekadar demonstrasi umum.

Atur sesi singkat per peran: dokter, perawat, dan resepsionis. Latih pencarian pasien, konsultasi dengan template, penulisan resep, dan pencatatan pembayaran, memakai kasus nyata dari klinik.

Minggu 5: mulai beroperasi

Pada minggu kelima sistem dipakai di semua ruang praktik, dengan penanggung jawab yang siap menjawab pertanyaan.

Simpan kertas sebagai cadangan selama beberapa hari dan tinjau insiden setiap sore. Sepakati dengan tim apa yang dianggap insiden mendesak dan siapa yang harus diberi tahu.

Minggu 6 sampai 8: evaluasi dan penyesuaian

Beberapa minggu terakhir digunakan untuk mengukur pemakaian nyata dan memperbaiki template serta hak akses.

• Waktu rata-rata untuk menemukan rekam medis pasien.
• Kunjungan yang tercatat tanpa data wajib.
• Insiden yang dibuka dan ditutup setiap minggu.

Kesimpulan

Rencana mingguan mengurangi risiko, selama setiap tugas memiliki penanggung jawab dan tanggal evaluasi.

Sebelum menghentikan penggunaan kertas, pastikan tim dapat menemukan setiap rekam medis, resep keluar dari sistem, dan arsip historis memiliki penanggung jawab yang jelas.

Pertanyaan umum

Berapa lama waktu untuk menerapkan EMR di klinik?

Tergantung ukuran klinik dan jumlah data yang dipindahkan. Rencana delapan minggu ini adalah panduan. Sesuaikan dengan vendor dan tim Anda.

Apakah kertas harus langsung dihentikan?

Tidak harus. Banyak klinik menyimpan kertas sebagai cadangan beberapa minggu, dengan tanggal yang jelas untuk berhenti menggunakannya.