Melatih tim klinik untuk memakai EMR

Software baru bekerja baik ketika tim menggunakannya dengan percaya diri. Pelatihan yang direncanakan dengan baik sesuai peran mengurangi kesalahan, memperpendek masa adaptasi, dan mencegah setiap orang menciptakan cara kerjanya sendiri. Panduan ini memberi rencana sederhana yang bisa disesuaikan dengan klinik Anda.

Latih per peran, bukan per layar

Setiap peran hanya membutuhkan tugas yang dijalankannya: pendaftaran, perawat, dokter, dan administrasi mengikuti pelatihan yang berbeda.

Setiap peran hanya membutuhkan tugas yang dijalankannya. Pendaftaran, perawat, dokter, dan administrasi memiliki pelatihan yang berbeda. Sesi umum untuk semua orang sering kurang berguna; siapkan jalur singkat untuk setiap peran dengan tugas harian mereka.

Rencana dua minggu pertama

Rencana dua minggu dengan tugas per hari memberi tim urutan yang jelas sejak hari pertama.

• Hari 1: akses, pencarian pasien, dan jadwal.
• Hari 3: konsultasi dengan template dan resep.
• Hari 5: penagihan, penutupan kasir, dan tanya jawab.
• Minggu 2: latihan dengan kasus nyata dan tinjauan kesalahan.

Kasus nyata, bukan demonstrasi

Berlatih dengan kasus nyata dari klinik, memakai data pasien uji, lebih mengajarkan dibanding demonstrasi umum.

Berlatih dengan kasus nyata dari klinik, memakai data pasien uji, lebih mengajarkan dibanding demonstrasi umum. Minta setiap orang menyelesaikan satu alur utuh: mendaftarkan pasien baru, melakukan konsultasi, dan membuat tagihan. Tinjau bersama titik-titik di mana tim biasanya tersendat.

Materi dan bantuan sehari-hari

Tim membutuhkan panduan singkat untuk setiap tugas dan seseorang untuk menjawab pertanyaan dalam beberapa minggu pertama.

• Panduan satu halaman untuk setiap tugas.
• Penanggung jawab internal untuk pertanyaan dalam beberapa minggu pertama.
• Daftar kesalahan yang sering terjadi, diperbarui setiap minggu.

Mengukur kemajuan

Kemajuan diukur dari waktu tiap tugas, kesalahan yang berulang, dan pertanyaan yang terbuka setiap minggu.

Kemajuan diukur dari waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, kesalahan yang berulang, dan pertanyaan yang masih terbuka setiap minggu. Bandingkan waktu yang dibutuhkan seseorang untuk mencatat satu konsultasi di minggu pertama dan minggu keempat. Jika tidak ada perbaikan, tinjau ulang pelatihannya sebelum menyalahkan orangnya.

Kesimpulan

Pelatihan per peran dengan kasus nyata dan bantuan yang terlihat memperpendek masa adaptasi tim.

Sebelum menutup pelatihan, minta setiap orang menyelesaikan satu tugas lengkap sendiri tanpa bantuan, lalu menjelaskan langkahnya kepada rekan kerja.

Pertanyaan umum

Berapa lama tim membutuhkan waktu untuk beradaptasi?

Tergantung peran, pengalaman sebelumnya, dan pelatihan yang diterima. Ukur kemajuan dengan tugas nyata, bukan dengan jumlah hari yang ditetapkan.

Apakah video pelatihan diperlukan?

Video bisa membantu, tetapi harus sesuai dengan versi yang dipakai klinik. Pastikan masih mutakhir sebelum membagikannya.