Migrasi rekam medis kertas ke digital: checklist

Memindahkan rekam medis kertas membutuhkan keputusan tentang apa yang akan didigitalkan, apa yang tetap diarsipkan, dan siapa yang bertanggung jawab atas keakuratan data. Checklist ini membantu merencanakan migrasi tanpa membebani tim dengan pekerjaan yang tidak menambah nilai klinis.

Inventaris arsip

Sebelum migrasi, buat inventaris: jumlah rekam medis, tahun, format, dan kondisi penyimpanan.

Sebelum migrasi, buat inventaris arsip: jumlah rekam medis, tahun yang tercakup, format, dan kondisi penyimpanan. Hitung map, rekam medis aktif, dan rekam medis tidak aktif. Catat apakah ada rontgen, hasil laboratorium, atau dokumen dari fasilitas lain karena data tersebut memerlukan penanganan berbeda.

Kriteria untuk memilih apa yang didigitalkan

Digitalkan dulu rekam medis pasien aktif, dan simpan rekam medis tidak aktif di arsip dengan kriteria yang jelas.

• Pasien yang berkunjung dalam beberapa tahun terakhir.
• Pasien dengan pengobatan yang sedang berjalan atau alergi yang tercatat.
• Rekam medis tidak aktif: tetap disimpan di kertas, dengan indeks yang memudahkan pencarian.

Minta penasihat hukum mengonfirmasi masa retensi yang berlaku untuk kasus Anda.

Validasi data

Setiap rekam medis yang dipindahkan harus dibandingkan dengan kertas oleh orang yang bertanggung jawab sebelum migrasi ditutup.

Setiap rekam medis yang dipindahkan harus diperiksa terhadap kertas oleh orang yang bertanggung jawab sebelum pemindahan dianggap selesai. Gunakan sampel acak dan daftar kolom kritis: alergi, obat, diagnosis, dan data kontak. Catat kesalahan dan perbaiki sebelum melanjutkan.

Penyimpanan dan perlindungan data

Arsip kertas dan salinan digital harus memiliki penanggung jawab, akses terbatas, dan lokasi yang aman.

Tentukan siapa yang boleh membuka arsip, bagaimana akses dicatat, dan di mana cadangan disimpan. Data kesehatan termasuk data pribadi yang harus dilindungi sesuai UU Nomor 27 Tahun 2022. Konsultasikan dengan penasihat hukum mengenai kewajiban pemrosesan dan penyimpanan yang berlaku bagi klinik Anda.

Checklist penutupan

Migrasi selesai ketika inventaris, validasi, dan penyimpanan sudah ditandatangani penanggung jawab klinik.

• Inventaris selesai dan ditandatangani penanggung jawab.
• Sampel sudah divalidasi, tanpa kesalahan kritis yang terbuka.
• Akses ke arsip historis ditetapkan kepada orang tertentu.

Kesimpulan

Migrasi yang terdokumentasi dengan baik melindungi klinik jika muncul pertanyaan tentang rekam medis lama.

Simpan catatan migrasi bersama dokumentasi proyek. Ketika tim tahu di mana setiap data berada, kertas tidak lagi menjadi sumber utama dan klinik dapat menjawab pertanyaan tentang rekam medis lama dengan yakin.

Pertanyaan umum

Apakah semua rekam medis lama harus didigitalkan?

Tidak harus. Prioritaskan rekam medis aktif dan tetapkan kriteria tertulis untuk rekam medis tidak aktif, dengan masa retensi yang dikonfirmasi penasihat hukum.

Siapa yang memvalidasi data hasil migrasi?

Seorang tenaga klinik harus memeriksa sampel, karena perangkat lunak tidak dapat memastikan sendiri bahwa salinan sesuai dengan dokumen asli.