Zat terkendali di apotek klinik: pencatatan yang benar

Zat yang diatur secara khusus memerlukan pencatatan yang lebih ketat dibanding obat lain. Setiap pemasukan, pengeluaran, dan saldo harus dapat ditelusuri sampai ke dokumen dan orang yang bertanggung jawab. Panduan ini menjelaskan apa yang biasanya dicatat dan hal apa yang perlu dikonfirmasi, karena ketentuannya mengikuti peraturan yang berlaku bagi klinik Anda.

Catatan yang harus dikelola

Apotek harus mencatat setiap pemasukan, penyerahan, dan saldo zat terkendali dengan tanggal, jumlah, dan penanggung jawab.

Apotek harus mencatat setiap pemasukan, setiap penyerahan, dan saldo setiap zat terkendali, dengan tanggal, jumlah, dan penanggung jawab. Saldo harus sesuai dengan stok fisik pada setiap penutupan. Catatan harus dapat ditunjukkan saat pemeriksaan.

Pemasukan, penyerahan, dan kehilangan

Setiap pergerakan harus terkait dengan dokumen asal atau tujuan, dan setiap kehilangan harus dijelaskan secara tertulis.

• Pemasukan: faktur atau surat jalan dari pemasok, dengan nomor batch dan tanggal.
• Penyerahan: resep, nama pasien, dan nama dokter penulis.
• Kehilangan atau kerusakan: alasan, berita acara, dan orang yang menandatangani.

Pemeriksaan dan peninjauan

Pemeriksaan berkala membandingkan saldo catatan dengan stok fisik dan mencatat setiap selisih.

Lakukan pemeriksaan minimal sekali sebulan dan setiap kali penanggung jawab apotek berganti. Jika ada selisih, telusuri dulu transaksi penyebabnya sebelum memperbaiki catatan. Jangan pernah mengganti satu catatan dengan catatan lain tanpa jejak.

Akses dan tanggung jawab

Hanya petugas yang berwenang boleh mengakses catatan, dan setiap perubahan harus tetap teridentifikasi.

Sistem harus menampilkan siapa yang mencatat setiap transaksi dan kapan. Hanya petugas yang berwenang boleh mengakses catatan, dan hindari berbagi akun antar petugas.

Penyimpanan dan pencarian ulang

Catatan harus disimpan selama jangka waktu yang diwajibkan dan tetap dapat dicari saat pemeriksaan.

Catatan harus disimpan selama jangka waktu yang diwajibkan peraturan dan tetap dapat dicari saat pemeriksaan. Tanyakan kepada vendor cara mengekspor catatan dalam format yang mudah dibaca. Jangka waktu simpan harus dikonfirmasi dengan apoteker penanggung jawab dan penasihat hukum.

Kesimpulan

Catatan yang tertata baik lebih mudah dipertanggungjawabkan saat pemeriksaan dan mencegah hilangnya kendali.

Sebelum mengaktifkan modul, minta demonstrasi dengan satu pemasukan, satu penyerahan, dan satu kehilangan nyata, lalu pastikan saldo langsung diperbarui.

Pertanyaan umum

Zat apa saja yang tercakup dalam catatan ini?

Tergantung daftar resmi yang berlaku. Konfirmasi dengan apoteker penanggung jawab zat apa saja yang termasuk pengendalian khusus.

Apakah perangkat lunak dapat menghasilkan buku resmi?

Perangkat lunak dapat menghasilkan catatan, tetapi pastikan dengan apoteker penanggung jawab dan instansi terkait apakah format digital dapat diterima dan dalam kondisi apa.