Acompanhamento de amostras em laboratórios de clínica

Uma amostra perdida, mal identificada ou que chega atrasada ao laboratório de referência atrasa o diagnóstico e obriga a repetir exames. Acompanhar amostras significa saber, a qualquer momento, onde cada uma está, quem está com ela e em que estado se encontra. Este guia explica como organizar esse controle em um laboratório de clínica.

Da coleta ao laboratório

Cada amostra deve ser registrada na coleta, e a entrega ao laboratório deve ser confirmada com data e responsável.

Cada amostra deve ser registrada no momento da coleta, com identificador, paciente, tipo e horário. Ao entregá-la ao laboratório, a recepção deve confirmar o recebimento e anotar qualquer ocorrência, como um frasco quebrado ou uma amostra insuficiente.

Estados da amostra

Um registro claro distingue a amostra coletada, recebida, em processamento e com resultado, com data e responsável em cada mudança.

Um registro claro distingue ao menos quatro estados: coletada, recebida, em processamento e com resultado. Cada mudança de estado deve ficar registrada com data e responsável, para que qualquer pessoa veja onde a amostra está sem precisar perguntar.

Amostras enviadas a laboratório de referência

Uma amostra enviada a outro laboratório deve ter data de envio, destino e data prevista para o resultado.

Quando um exame é enviado a um laboratório externo, o sistema deve registrar a data de envio, o destino e a data prevista para o resultado. Se o resultado não chegar no prazo, a equipe deve receber um aviso e decidir o que fazer.

Ocorrências e amostras rejeitadas

Cada rejeição deve ser registrada com o motivo e avisar o médico quando a amostra precisar ser coletada de novo.

• Registro de cada amostra rejeitada e do motivo.
• Aviso ao médico quando a amostra precisar ser coletada novamente.
• Revisão semanal das ocorrências pelo responsável do laboratório.

Indicadores de acompanhamento

O número de rejeições e o tempo entre coleta e recebimento mostram onde as amostras se perdem.

Meça o número de amostras rejeitadas, o tempo entre a coleta e o recebimento e as amostras enviadas que não têm resultado no prazo previsto. Esses dados mostram onde as perdas acontecem.

Conclusão

Um acompanhamento claro reduz perdas e repetições.

Um acompanhamento claro reduz perdas e repetições. Comece registrando os estados de cada amostra durante um mês e revise as ocorrências com a equipe.

Perguntas frequentes

O que fazer se uma amostra for perdida?

Registre a ocorrência, avise o médico e, se possível, solicite uma nova coleta. O registro serve para revisar o processo e evitar que se repita.

É preciso registrar cada mudança de estado?

Sim, desde que o registro mostre quem alterou o estado e quando. Assim é possível reconstruir o caminho da amostra se surgir uma reclamação.