Inventario de farmacia para clínicas: reposición y caducidad

Un inventario de farmacia mal ajustado genera dos problemas: falta un medicamento cuando el médico lo necesita, o se pierde dinero porque caduca en el estante. Los niveles de reposición y las alertas de caducidad son las dos herramientas básicas para evitar ambas situaciones.

Qué es un nivel de reposición

El nivel de reposición es la cantidad mínima de un medicamento que activa un nuevo pedido antes de que se agote.

El nivel de reposición es la cantidad mínima de un medicamento que activa un nuevo pedido antes de que se agote. Se calcula a partir del consumo habitual y del tiempo que tarda el proveedor en entregar. Revise el nivel cada trimestre, porque el consumo de la clínica cambia con la actividad.

Cómo calcular el punto de pedido

El punto de pedido depende del consumo medio, del tiempo de entrega y de un stock de seguridad.

• Consumo medio semanal de cada medicamento.
• Tiempo de entrega del proveedor, en días.
• Stock de seguridad para imprevistos.

Alertas de caducidad

Una alerta de caducidad avisa con antelación para usar, devolver o retirar el lote antes de que venza.

Configure el aviso con un plazo que permita actuar, por ejemplo con tres o cuatro meses de antelación. Compruebe que la alerta muestra el lote concreto y no solo el nombre del medicamento, porque un mismo producto puede tener lotes con fechas distintas.

Rotación y lotes

Dispensar primero el lote con la fecha más próxima reduce las pérdidas por caducidad.

Dispensar primero el lote con la fecha de caducidad más próxima reduce las pérdidas. El sistema debe proponer el lote según esa fecha. Revise con el equipo si la regla se respeta en la práctica.

Errores que generan pérdidas

Los pedidos sin datos, los lotes sin registrar y las alertas sin revisar son las causas más habituales de pérdida.

• Pedidos según la intuición, sin datos de consumo.
• Lotes sin registrar al recibir el pedido.
• Alertas que nadie revisa.

Conclusión

Los niveles de reposición y las alertas de caducidad funcionan juntos y deben revisarse con datos reales cada trimestre.

Empiece con los medicamentos de mayor consumo y los que más caducan. Con esa lista, ajuste los niveles antes de extender el sistema a todo el catálogo, y revíselos con datos reales cada trimestre.