Sustancias controladas en la farmacia de la clínica

Las sustancias sometidas a control especial exigen un registro más estricto que el resto de medicamentos. Cada entrada, cada salida y cada saldo deben poder rastrearse hasta un documento y una persona. Esta guía explica qué suele registrarse y qué debe confirmar la clínica con su autoridad sanitaria, porque las reglas varían según el país.

Qué registros se llevan

La farmacia debe registrar cada entrada, cada dispensación y el saldo de cada sustancia controlada, con fecha, cantidad y responsable.

La farmacia debe registrar cada entrada, cada dispensación y el saldo de cada sustancia controlada, con fecha, cantidad y responsable. En muchos sistemas sanitarios esto se hace en un libro o en un módulo con fecha, cantidad, procedencia o destino y la identificación de quien registra. El saldo debe cuadrar con el stock físico en cada cierre.

Entradas, dispensaciones y mermas

Cada movimiento debe vincularse a un documento de origen o de destino, y las mermas deben justificarse por escrito.

• Entrada: albarán o factura del proveedor, con lote y fecha.
• Dispensación: receta o prescripción, paciente y médico.
• Merma o rotura: motivo, acta y persona que la firma.

Cuadres y revisiones

Un cuadre periódico compara el saldo del registro con el stock físico y deja constancia de cualquier diferencia.

Haga el cuadre al menos una vez al mes y siempre que cambie el responsable de la farmacia. Si hay diferencias, investigue el movimiento antes de corregir el registro; nunca sustituya un apunte por otro sin dejar rastro.

Acceso y responsabilidad

Solo debe acceder al registro la persona autorizada, y cada modificación debe quedar identificada.

El sistema debe mostrar quién registró cada movimiento y cuándo. Solo debe acceder al registro la persona autorizada, y evite compartir usuarios entre personas del equipo.

Conservación y consulta

Los registros deben conservarse durante el plazo que exija la normativa aplicable y poder consultarse ante una inspección.

Los registros deben conservarse durante el plazo que exija la normativa aplicable y poder consultarse ante una inspección. Pregunte al proveedor cómo se exporta el registro en un formato legible y cómo se respaldan los datos. El plazo de conservación debe confirmarlo un asesor legal o la autoridad sanitaria de su país.

Conclusión

Un registro bien llevado es más fácil de defender ante una inspección y evita pérdidas de control.

Antes de activar el módulo, pida una demostración con una entrada, una dispensación y una merma reales, y compruebe que el saldo se actualiza en el momento.